Belajar Menjadi Protokoler Professional
YOGYAKARTA, Suara Muhammadiyah – Kementrian Luar Negeri BEM KM UMY telah berhasil mengadakan acara Workshop Keprotokolan With Kemenlu (WKWK) dengan tema “Menjadi Protokoler Professional, Handal dan Berwawasan” Bersama dengan Hassan dan Amir Hamzah selaku perwakilan dari LPKA UMY.
Acara ini dilaksanakan secara ofline pada 17 Februari 2022 yang bertempat di Amphiteather E7A gedung KH. Ibrahim lantai 5 yang dihadiri oleh sejumlah perwakilan BEM Fakultas se-UMY beserta seluruh mahasiswa yang tercakup di dalamnya. Acara WKWKW ini, tidak hanya berupa teori namun juga mencakup praktik tentang keprotokolan
Secara umum keprotokolan dikenal sebagai bentuk tata pelayanan dalam mengatur setiap acara yang tentunya bersifat resmi. Oleh sebab itu dilaksanakannya acara ini guna mengsosialisasikan sekaligus mengembangkan nilai-nilai keprotokolan di ranah nasional dan internasional, dengan harapan nantinya dapat diimplementasikan dalam setiap acara baik di lingkup fakultas maupun universitas.
“Konsep kontroling mempunyai urgensi yang penting dalam setiap acara, sehingga hadirnya Workshop Keprotokolan tentunya menjadi kebutuhan dalam roda organisasi kemahasiswaan,” ujar Ibnu Rahmata, Presma BEM KM UMY.
Acara workshop keprotokolan with kemenlu (WKWK) berjalan dengan sangat khidmat ,yang mana acara diawali pembukaan dari Akmal Arya Putra selaku ketua panitia yang menyampaikan bahwa keprotokolan bahwasannya terkesan simpel namun penting di waktu yang sama, bagaimana mempersiapkan acara dengan baik. Penyambutan tamu hingga pendampingan serta penjamuan tamu adalah elemen-elemen dalam keprotokolan yang berperan penting.
Hasan dalam pemaparannya menyampaikan ilmu komunikasi adalah dasar yang sangat penting yang harus dimiliki seorang protokoler. Karena menjadi protokoler harus menguasai komunikasi, koordinasi dan kolaborasi yang baik karena setiap tamu yang didampingi harus dilayani dengan maksimal supaya tamu merasa aman dan nyaman.
“Persiapan yang matang serta koordinasi dan kolaborasi antar lini, merupakan hal penting yang harus dilaksanakan sehingga acara demi acara bisa terlaksana dengan Baik, serta seorang protokol harus cepat, tanggap, cekatan, luwes serta mempunyai feeling yang kuat dalam melaksanakan tugasnya,” ungkapnya.
Adapun Amir Hamzah selaku pemateri kedua menyampaikan bahwasannya keberhasilan dari terselengaranya suatu acara dinilai dari sistem pelayanan keprotokolan panitia. Biro Humas dan Protokol sebagai salah satu supporting unit UMY mendapat amanah untuk memberikan pelayanan yang baik kepada Civitas Akademika UMY maupun Relasi dan Masyarakat umum.
“Pelayanan-pelayanan yang diberikan BHP UMY antara lain pelayanan protokoler untuk tamu VIP UMY, layanan informasi dan publikasi, pelayanan telepon, pelayanan pengumuman/announcement service, layanan penerimaan tamu non VIP, serta pelayanan publikasi baliho dan videotron,” tandasnya.