YOGYAKARTA, Suara Muhammadiyah – Pada hari ini Rabu tanggal 7 Juli 2021 telah dilaksanakan Program Pengabdian Kepada Masyarakat (PPM) Dosen Universitas Ahmad Dahlan kepada Sekretaris dan Staf Eksekutif di Lingkungan Muhammadiyah dan Aisyiyah Se-D.I. Yogyakarta secara daring melalui Aplikasi ZOOM.
Acara ini dihadiri oleh 60 peserta dari perwakilan PWM, PDM, PWA, PDA, sekretaris Majelis/Lembaga di lingkungan PWM dan PDM se-DIY dan Staf PT Buharum, PT. Surya Citra Madani, PT. Radiomu. Agenda ini diselenggarakan oleh dua orang Dosen Teknik Informatika, Jefree Fahana ST, MKom, dan Ahmad Azhari, SKom, MEng.
Gita Danupranata, MM, Ketua PWM D.I. Yogyakarta membuka acara dalam sambutannya menyampaikan bahwa pentingnya pengelolaan organisasi khususnya administrasi perkantoran dapat memanfaatkan teknologi sehingga pengelolaan organisasi lebih mudah dan cepat.
Gita juga menyampaikan apalagi dalam situasi yang seperti saat ini Pandemi yang harus melakukan WFH, maka kerja kerja organisasi jangan berhenti khususnya dalam hal administrasi seperti persurata, peneribatan Surat Keputusan, dan lainnya.
Jangan sampai WFH ini justru dimaknai sebagai liburan pegawai/karyawan namun betul betul kerja dari rumah Hadirnya e-office PWM DIY yang saat ini akan dilatihkan ke peserta sebagai jawaban atas kebutuhan organisasi saat ini dan yang akan datang. Selain itu, yang tadinya banyak membutuhkan kertas untuk dicetak maka akan bertransformasi kea rah paper less.
Sebagai pengantar untuk gambaran umum pelaksanaan PPM ini, Jefree Fahana sebagai ketua pengabdi menjelaskan bahwa program pengabdian ini mengusung tema Management Organisasi di Masa Pandemi. Dengan turunan temanya yaitu Pemanfaatan Aplikasi E-Office untuk pengelolaan administrasi perkantoran dan Pengemasan Media Sosial untuk Membangun Komunikasi Organisasi.
Latar belakang mengusung tema ini adalah melihat situasi Muhammadiyah sebagai organisasi berkemajuan namun dalam pengelolaan administrasi khususnya persuratan dan dokumentasi rapat masih belum terkelola dengan baik. kehadiran pandemi ikut melemahkan proses dokumentasi kegiatan rapat dan atau penyelesaian tugas tugas karyawan karena WFH. Selain itu, untuk e-office merupakan salah satu sarana untuk terwujudnya good governance organisasi.
Pada sesi materi 1 disampaikan oleh Jefree Fahana dengan memberikan pemaparan terkait E-Office tentang manfaat dan keunggulan menerapak e-office pada organisasi Muhammadiyah serta dilanjutkan dengan demostrasi terhadap sistem e-office yang akan digunakan di lingkungan PWM DIY. Jefree Fahana dalam penyampaiannya juga memberikan kesempatan agar masing-masing organisasi maupun unit yang hadir dan memiliki sumber daya IT untuk dapat mengembangkan secara mandiri terkait dengan sistem e-office ini agar bisa memenuhi kebutuhan- dari pada masing-masing organisasi/unit.
Pada sesi 2 materi disampaikan oleh Ahmad Azhari terkait dengan urgensi dari penggunaan e-office serta optimalisasi Google Calendar menggunakan Link Generator. Pada pemaparannya Ahmad Azhari menyampaikan “Kendala utama saat ini dalam transformasi komunikasi organisasi adalah dalam pemanfaatan aplikasi komunikasi seperti contohnya WhatsApp.”, Penggunaan WhatsApp dapat diintegrasikan dengan pemanfaatan Google Calendar dalam tata Kelola agenda atau acara, dengan menggunakan Google Calendar Link Generator.
Ahmad Azhari menambahkan penjelasan bahwa “Ketika kita memiliki agenda atau acara tertentu dan diundang melalui surat elektonik/ whatsapp/ surat manual, seringkali kita terlewatkan. Penggunaan link generator ini akan memaksimalkan penggunaan Google Calendar yang akan tersinkron otomatis ke handphone kita masing-masing”.
Antusiasme peserta PPM ini terlihat dari banyaknya pertanyaan dan tanggapan yang hadir dari peserta baik dari Aisyiyah maupun Muhammadiyah. “Alhamdulillah dalam acara ini kami menjadi terbantukan dalam pengelolaan agenda, baik melalui E-Office maupun Google Calendar Link Generator. Tentu saja hal ini menjadi pengalaman baru dan menambah pengetahuan kami dalam pengelolaan organisasi yang lebih baik lagi” ujar salah satu peserta Ibu Ika dari Kulonprogo.
Program pengabdian ini akan dilaksanakan dalam 4 tahapan dalam 4 hari yang rencananya akan dilaksanakan 2 hari di bulan Juli 2021 yang akan mengupas mengenai E-Office, dan 2 hari berikutnya di bulan Agustus 2021 mengenai pengemasan media sosial. (JF/Riz)